11 ข้อ Dos และ Don’tsในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษทางธุรกิจ
การติดต่อสื่อสารผ่านอีเมลเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมากสำหรับการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษทางธุรกิจให้ถูกต้องจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมากเพื่อให้เราสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้าหรือคู่ค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในบทความนี้เราจะพูดถึงเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลภาษาอังกฤษทางธุรกิจได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
สารบัญ
Dos ข้อควรปฏิบัติในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษทางธุรกิจ
1. กำหนดหัวข้ออีเมลให้ถูกต้องและเหมาะสม
การกำหนดหัวข้ออีเมลควรใช้หัวข้อที่มีความสัมพันธ์กับเนื้อหาของอีเมล ซึ่งจะช่วยให้ผู้รับอีเมลสนใจในเนื้อหาของอีเมลของเรา นอกจากนี้ยังควรใช้คำสั้น ๆ และกระชับ เพื่อให้ผู้รับเห็นได้ชัดเจนว่าเราจะพูดเกี่ยวกับอะไรในอีเมลตัวอย่างเช่น “การยืนยันการจองห้องพักโรงแรม” “Hotel reservation confirmation” หรือ “การขอเอกสารเพิ่มเติมสำหรับการสมัครงาน” “Requesting additional documents for applying for a job” เป็นต้น
2. เลือกใช้คำที่สุภาพและเหมาะสม
การใช้คำที่สุภาพและเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ผู้รับเชื่อถือและมองว่าเรามีความสุภาพอย่าง ควรใช้คำที่เป็นภาษาสุภาพ เป็นทางการ และสื่อความหมายอย่างชัดเจน หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นกันเองจนเกินไป ในการกล่าวถึงผู้รับแบบสุภาพควรใช้คำว่า Dear และตามด้วยคำนำหน้า Mr./Miss/Mrs. ขึ้นอยู่กับเพศและสถานะของผู้รับ หลังจากนั้นตามด้วยนามสกุลหรือชื่อ เช่น Dear Mr.Smith ในการปิดท้ายอีเมลควรปิดท้ายด้วยคำพูดที่แสดงความเคารพ เช่น “Best regards”, “Sincerely yours”, “Sincerely” ด้วยความเคารพอย่างสูง” เป็นต้น
3. ระบุชื่อผู้รับและผู้ส่ง
การระบุชื่อผู้รับและผู้ส่งอย่างชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญเพื่อป้องกันความผิดพลาด ในกรณีที่เราต้องการติดต่อกับบุคคลอื่นที่ไม่รู้จักในชีวิตประจำวัน เช่น ผู้บริหารของบริษัท ควรใช้คำว่า Dear และตามด้วยคำนำหน้า Mr./Miss/Mrs. ขึ้นอยู่กับเพศและสถานะของผู้รับ หลังจากนั้นตามด้วยนามสกุลหรือชื่อ เช่น “Dear Mr.Somchai” “เรียน คุณสมชาย” หรือ “To Manager” “ถึง คุณผู้จัดการ” เป็นต้น
4. ให้ข้อมูลเพียงพอและถูกต้อง
การให้ข้อมูลที่เพียงพอและถูกต้องเป็นสิ่งที่สำคัญเพื่อให้ผู้รับเข้าใจเนื้อหาที่เราต้องการจะแจ้งหรือสื่อสารได้อย่างถูกต้อง ควรระบุข้อมูลให้ครอบคลุมถึงสิ่งที่คุณต้องการจะพูดถึงหรือร้องขอ และควรตรวจสอบข้อมูลและความถูกต้องก่อนส่งอีเมล เพื่อเลี่ยงการทำให้ผู้รับเกิดความสับสนหรือความไม่พอใจ ตัวอย่างเช่น
Dear Mr.Somchai,
We would like to inform you that the meeting of the Board of Directors of the Company Scheduled on July 25, 2021, has been postponed to July 30, 2021 at 2:00 p.m. at the conference room on the 8th floor, Building A, Hotel ABC.
เรียน คุณสมชาย,
ขอเเจ้งให้ท่านทราบว่าการประชุมคณะกรรมการของบริษัทฯ ที่กำหนดไว้ในวันที่ 25 กรกฎาคม 2564 ถูกเลื่อนเป็นวันที่ 30 กรกฎาคม 2564 เวลา 14.00 น. ณ ห้องประชุมชั้น 8 อาคาร A ของโรงแรม ABC ค่ะ
5. ระบุวันเวลาและสถานที่
การระบุวันเวลาและสถานที่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อป้องกันความผิดพลาดในการนัดหมาย และควรระบุวันที่และเวลาที่ส่งอีเมลเพื่อให้ผู้รับทราบว่าอีเมลของเราส่งมาเมื่อไหร่และเป็นเรื่องใหม่หรือเก่า ในกรณีที่ไม่ต้องการระบุวันเวลาและสถานที่ในส่วนหัวข้อของอีเมล เราสามารถระบุได้ในส่วนของเนื้อหา เช่น “ตามที่เราได้แจ้งไปในอีเมลเมื่อวันที่ 15 เดือนมกราคม 2565” หรือ “การประชุมเริ่มเวลา 9.00 น. ที่ห้องประชุม A ชั้น 10 อาคาร A” “The meeting starts at 9:00 a.m. at Meeting Room A, 10th Floor, Building A.”
6. เขียนปิดอีเมล
การปิดอีเมลด้วยคำประทับใจเป็นสิ่งที่สำคัญเพื่อให้ผู้รับรู้สึกว่าเราใส่ใจและเอื้ออารีต่อเขา โดยเมื่อเราเขียนปิดอีเมลเราควรใช้คำที่เหมาะสมตามความสัมพันธ์ระหว่างเรากับผู้รับ ตามหลักการดังนี้
1. ขอบคุณ: เราสามารถเริ่มปิดอีเมลด้วยคำขอบคุณที่แสดงถึงความขอบคุณของเราต่อผู้รับ เช่น “ขอบคุณที่ตอบกลับอีเมลของฉัน” “Thank you for taking the time to respond to my email.”
2. ขออภัย: หากมีข้อผิดพลาดหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับอีเมลที่ส่งมา เราสามารถแสดงความขออภัยต่อผู้รับได้ เช่น “ขออภัยหากมีข้อผิดพลาดในเนื้อหาของอีเมลของฉัน” “I apologixe if there is an error in the content of my email.”
3. ชักชวน: หากเราต้องการให้ผู้รับตอบกลับอีเมลของเรา เราสามารถชักชวนเพื่อเปิดโอกาสให้ผู้รับตอบกลับได้ เช่น “หากมีข้อสงสัยเพิ่มเติม โปรดติดต่อกลับหาเรา” “If you have any questions, please do not hesitate to contact us.”
4. ขอให้มีความสุข: เมื่อปิดอีเมลเราสามารถใช้คำอวยพร เช่น “ขอให้วันของคุณเต็มไปด้วยความสุขและความสำเร็จ” “May your days be filled with happiness and success.”
5. สรุป: อย่าลืมสรุปเนื้อหาของอีเมลและขอบคุณผู้รับอีเมลอีกครั้งก่อนปิดอีเมล
6. การติดตาม: หากเราต้องการติดตามหรือขอคำตอบเพิ่มเติม ควรระบุเวลาที่คาดว่าจะได้รับคำตอบหรือสรุปเนื้อหาเพิ่มเติม เช่น “I look forward to hearing back from you soon” หรือ “I will follow up with you on this matter next week”.
7. ปิดท้ายด้วยคำที่เหมาะสม: ควรปิดท้ายอีเมลด้วยคำที่แสดงความเคารพต่อบุคคลหรือองค์กรที่เราติดต่อ อย่างเช่น “Best regards”, “Sincerely”, หรือ “Yours faithfully” ซึ่งเป็นคำที่ใช้บ่อยที่สุดในการปิดท้ายอีเมลภาษาอังกฤษ
Don’ts ข้อห้ามในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษทางธุรกิจ
1. หลีกเลี่ยงใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม
การหลีกเลี่ยงใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อแสดงความเป็นมืออาชีพ น่าเคารพนับถทอ และเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดเกี่ยวกับเนื้อหาของอีเมล ไม่ควรใช้ภาษาที่เป็นกันเองจนกเกินไปหรือคำพูดที่หยาบคายและส่อเสียด ตัวอย่างเช่น “Hello man ” “สวัสดีพ่อหนุ่ม” เป็นต้น
2. หลีกเลี่ยงการเรียกแทนตนเองเพียงคนเดียว
การเรียกแทนตนเองเพียงคนเดียวในการติดต่อในนามขององค์กรนั้นไม่เหมาะสมและเป็นรูปแบบที่ไม่ถุกต้องในทางธุรกิจและองค์กร หากคุรส่งอีเมลในนามของบริษัทคุณควรเรียกแทนตนเองว่า “We หรือ เรา ” และควรใช้ภาษาที่เป็นทางกลางและสุภาพ เช่น “We would like to inform you that….” “ทางเราขอแจ้งให้ท่านทราบว่า” แทนการพูดว่า “I would like to inform you that ….” “ฉันขอแจ้งให้ทราบว่า…” เป็นต้น
3. หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
การใช้ตัวพิพม์ใหญ่ทั้งหมดไม่ได้หมายความว่าอีเมลของเราจะมีน้ำหนักความสำคัญมากกว่าอีเมลอื่น และยังสร้างความสับสนให้แก่ผู้รับเมื่อได้อ่าน คุณควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหากคำๆนั้นเป็นคำเฉพาะที่ต้องเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่หรือหากคำๆนั้นเป็นตัวย่อของคำเต็ม
4. หลีกเลี่ยงการใช้ข้อความหรือไฟล์ที่ไม่ถูกต้อง
การใช้ข้อความหรือไฟล์ที่ไม่ถูกต้องและไม่ตรงตามเนื้อหาหรือหัวข้อที่ได้เขียนไว้ อาจทำให้ผู้รับไม่เข้าใจหรือเกิดความเข้าใจผิดเกี่ยวกับเนื้อหาของอีเมล คุณควรตรวจสอบอีเมลก่อนหน้า เนื้อหาข้อความ หัวข้อ และเลือกไฟล์ที่ถูกต้องและเหมาะสมสำหรับเรื่องนั้นๆเพื่อให้ผู้รับได้รับข้อมูลอย่างถูกต้องและเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร เช่น ไม่ควรใช้ภาษาที่ซับซ้อนหรือมีความยากลำบาก หรือ ไม่ควรใช้ไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เกินไป เป็นต้น
5. หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลที่ไม่จำเป็น
การส่งอีเมลที่ไม่จำเป็นอาจทำให้ผู้รับเบื่อหน่ายและส่งผลให้ผู้รับไม่ต้องการอีเมลจากเราอีกต่อไป ในการส่งอีเมลแต่ละครั้งคุณควรพิจารณาก่อนว่าเป็นเรื่องจำเป็นหรือไม่ สามารถเขียนภายในอีเมลเดียวกันได้หรือไม่ หากตรวจพิจารณาแล้วว่าไม่มีความจำเป็นที่จะต้องส่งอีเมลนั้นๆไป คุณควรหลีกเลี่ยงเพื่อป้องกันอีเมลถูกส่งไปยังอีเมลขยะ
ตัวอย่างอีเมลที่ถูกต้องในการเขียนอีเมลธุรกิจ
Dear Mr.Somchai,
Thank you for contacting us for information about our English courses. We recommend you choose the course that suits your needs and abilities. We have teachers who specialize in teaching English. There are courses suitable for beginners and those with a high skill level. If you want to apply for a course or need more information. You can contact our staff at phone number 02-123-4567 or send an email to this address. Thank you.
Sincerely yours,
TOP5 English team
ในอีเมลข้างต้น ถูกต้องตามข้อควรปฏิบัติในการเขียนอีเมลทางธุรกิจ โดยใช้ภาษาที่เหมาะสม และกล่าวถึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้รับอีเมล นอกจากนี้เรายังระบุวันเวลาและสถานที่เพื่อให้ผู้รับได้รับข้อมูลอย่างถูกต้องและสามารถติดต่อกลับมาได้ ทั้งนี้เรายังหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม และไม่ส่งอีเมลที่ไม่จำเป็น เพื่อป้องกันการรบกวนผู้รับอีเมลและทำให้เกิดความไม่พอใจต่ออีเมลของเรา
สรุปได้ว่าการเขียนอีเมลธุรกิจที่ดีนั้นต้องปฏิบัติตามข้อควรปฏิบัติที่เหมาะสมและหลีกเลี่ยงการปฏิบัติตามข้อห้ามเพื่อให้ผู้รับได้รับข้อมูลอย่างถูกต้อง และเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงาน นอกจากนี้ หากเราสามารถเขียนอีเมลธุรกิจได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เรายังสามารถปรับปรุงภาษาอังกฤษของเราได้อีกด้วย ซึ่งจะมีประโยชน์ในการพัฒนาตนเองและสมรรถนะในการทำงานของเราด้วย
TOP5 English ยังมีคอร์สเรียนออนไลน์ที่เหมาะสมสำหรับผู้ที่ต้องการเรียนภาษาอังกฤษเพื่อพัฒนาทักษะทางธุรกิจและเพื่อนำไปใช้ในการสื่อสารในงานต่างๆ ซึ่งคอร์สเรียนที่ TOP5 Englishได้รับการออกแบบเพื่อตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันไปของผู้เรียน ไม่ว่าจะเป็นคอร์สเรียนภาษาอังกฤษเพื่อพัฒนาภาาาอังกฤษในชีวิตประจำวัน ไปจนถึงคอร์สเรียนภาษาอังกฤษสำหรับการพัฒนาต่อยอดด้านการงานอาชีพ ซึ่งการเรียนการสอนที่ TOP5 English นั้นมีความทันสมัย สะดวกสบายด้วยการเรียนออนไลน์ผ่านแพลตฟอร์มที่ทันสมัย และ ตารางเรียนที่ยืดหยุ่นที่จัดทำเพื่อคุณเองโดยเฉพาะ นอกจากนี้ที่ TOP5 English ยังมีผู้สอนที่มีประสบการณ์และมีคุณภาพ สามารถให้คำแนะนำและสอนภาษาอังกฤษให้กับผู้เรียนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แจกฟรีหนังสือคำศัพท์
ภาษาอังกฤษทางธุรกิจ
- 10 หัวข้อสำคัญทางธุรกิจ
- 100 คำศัพท์
- พร้อมตัวอย่างทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
แล้วคุณล่ะพร้อมรึยัง
วัดระดับภาษาอังกฤษ ฟรี!
กับอาจารย์เจ้าของภาษา